Деловые подарки — важный элемент деловых коммуникаций, способствующий созданию атмосферы доверия между коллегами и деловыми партнерами, а также налаживанию и развитию между ними доброжелательных отношений.

Правила выбора и вручения деловых подарков регламентируются следующими документами:

• Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЭ «О противодействии коррупции», который определяет верхний стоимостный порог делового подарка, который может быть преподнесен. Его стоимость составляет не выше 3 тыс. рублей. Превышение этой суммы официально считается взяткой.
• Кодекс деловой этики ОАО «РЖД».
• Корпоративный кодекс компании, представителю которой предназначается подарок. Есть компании, в которых сотрудникам запрещено принимать любые подарки, независимо от их стоимости, или эта стоимость строго ограничена.

Стоимость подарка определяется исходя из масштабов и специфики деятельности компании, а также должностного статуса получателя подарка.
Корпоративный подарок — это подарок от компании и для компании. В деловой сфере в качестве подарков обычно используются деловые канцтовары, посуда, пепельницы, зажигалки, значки, брелоки для ключей, картины, гравюры, книги, сувениры, имеющие национальный характер, электроника и т.п., которые обычно украшаются логотипом компании.
Неуместны в деловой среде подарки из числа предметов одежды (галстук для делового мужчины — также предмет одежды!), парфюмерно-косметические и гигиенические средства.

Поводы, по которым принято делать коллективные корпоративные подарки:

• юбилейные и другие значительные даты в жизни компании;
• государственные праздники (8 марта, 23 февраля);
• общемировые праздники (Рождество, Новый год);
• профессиональные праздники.

Специфика выбора корпоративных подарков:

• Деловые подарки, которые дарят должностные лица и сотрудники третьим лицам, должны соответствовать ценностям бренда «РЖД».
• В процессе выбора подарка важно учитывать национальные и культурные особенности страны того участника деловой встречи, которому он предназначен (предварительно рекомендуется узнать о возможных религиозных запретах и суевериях).
• Необходимо учитывать имидж одариваемой компании.

Особо дорогие подарки преподносят по случаю юбилейных и значительных дат в жизни компании.
Такие подарки относятся к разряду элитных, и их стоимость достаточно высокая. Они, как правило, снабжаются памятной гравировкой, дарственной надписью.
Такой подарок должен быть упакован в фирменный пакет, сумку, коробку. В упаковку обязательно вкладывается визитная карточка дарителя или поздравительная открытка от его имени. Высокой степенью проявления уважения в данном случае будет являться собственноручная надпись (не подпись!) дарителя на своей визитной карточке.
Упаковка подарка имеет не менее важное значение, чем сам подарок, так как является своего рода его «визитной карточкой». Поэтому упаковка должна быть презентабельная, соответствующая стоимости подарка, не слишком вычурная, по возможности иметь логотип ОАО «РЖД».

Сувениры с символикой ОАО «РЖД» вручают в следующих случаях:

• презентация новых услуг или направлений деятельности компании;
• представление компании на выставках;
• проведение семинаров, конференций, съездов, школ передового опыта и т.п.;
• деловые встречи с российскими и зарубежными клиентами/партнерами;
• профессиональные праздники.

Комплект сувениров подбирается в соответствии с каждым конкретным случаем. Комплекты, как правило, формируются из недорогих сувениров и не предназначаются для глав и высших должностных лиц компаний. Комплекты используются в основном при массовом вручении.

Современная тенденция выбора подарков такова: даже на высоком уровне отдается предпочтение не дорогим подаркам, а сувенирам. Лучше подарить подарок сувенирной направленности, учитывающий интересы одариваемого, чем поражать его дороговизной. Сувенир должен отражать особенности страны, деятельности компании, при этом желательно учитывать интересы одариваемого. Подарок должен быть памятной вещью.

Подарки руководителю/от руководителя
Подарки руководителю от подчиненных могут быть только коллективными, при этом они не являются обязательными. Индивидуальный подарок от подчиненного — нарушение делового этикета.
Подарки руководителя подчиненным, наоборот, вполне допустимы и должны расцениваться как поощрение, одобрение их работы.

Подготовка подарков для участников переговоров и делегаций гостей:

• При подготовке переговоров и визитов делегаций, будь то иностранные, иногородние партнеры или любые делегации гостей из своего города, обязательно прорабатывается вопрос подготовки подарков.
• Обычно протокольные службы компаний-участников переговоров или принимающей и прибывающей сторон обсуждают уровень предполагающихся подарков, чтобы ни одна из сторон не оказалась в неловком положении.
• При первой официальной встрече с делегацией партнеров обмен подарками обязателен. Это должны быть сувениры или комплекты сувениров, одинаковые для всех членов делегации. Первыми подарки вручают хозяева, а не гости деловой встречи.
• Главу делегации лучше отметить индивидуальным подарком.

Вручение подарков. Идеальным форматом вручения подарка является личная встреча. С курьером или по почте можно послать подарок в том случае, если даритель находится в отъезде, живет в другом городе или стране или имеет другие уважительные причины.

Наличие сопроводительного письма, открытки или визитной карточки, как знака вежливости, считается обязательным.
Подарок принято вручать двумя руками (за исключением мелких предметов), с легким полупоклоном.

При вручении подарков необходимо также учитывать характер мероприятия. В официальной обстановке вручение и сам подарок должны обязательно учитывать место проведения мероприятия (ресторан или офис), характер торжества (юбилей главы фирмы или новоселье компании), состав участников и обстановку (статусные, ранговые различия, количество присутствующих), характер отношений и другие особенности.

Если подарки вручаются в небольшом подразделении с семейной, дружеской атмосферой, то церемония вручения подарков может быть проведена в неофициальной обстановке. Однако и в этом случае следует проявить осмотрительность, чтобы случайно не обидеть или не задеть чувство достоинства того, кому предназначен подарок.

Прием подарков. Принимается подарок также двумя руками, всегда с благодарностью. Независимо от материальной стоимости все подарки принимаются и воспринимаются с одинаковой благодарностью, даже если подарок не понравился или у получателя подарка уже есть эта вещь. Терпимость и сдержанность, проявленные в такой ситуации, подчеркивают хорошее воспитание и высокий уровень корпоративной культуры компании.

В сфере деловых отношений, если подарок вручается публично и не в открытом виде, то его не принято открывать, в отличие от светского этикета, в котором принято поступать наоборот. Если подарок вручается внутри коллектива или в церемонии вручения принимает участие небольшое количество людей, например, два человека, то вполне допустимо развернуть упаковку, оценить подарок и поблагодарить.
Если подарок прислан с курьером или по почте, то принятой формой благодарности в таких случаях являются личное письмо или телефонный звонок.

Учет деловых подарков. Важно помнить, что и кому уже было вручено, чтобы избежать повторов. Повторно преподносить можно лишь цветы, наборы конфет, спиртные напитки, а также открытки по случаю общемировых и личных праздников. Поэтому необходимо обязательно вести журнал учета подарков, где должно быть отмечено, когда, кому, по какому поводу были сделаны подарки, а также вносить в список и полученные компанией подарки, чтобы не сделать кому-либо из партнеров аналогичный подарок.
Если начальник посылает сувенир или подарок подчиненному, из этого не следует, что сотрудник должен ответить тем же, поскольку подарок подчиненному — знак оценки его деятельности.

Существуют особые запреты, связанные с национальными особенностями. Например, иногда опасаются подарков в виде зеркал, ножей, носовых платков, с предубеждением относятся к такому подарку, как жемчуг. Не принято дарить иконы. Они являются предметом религиозного почитания и по этой причине не могут быть подарком в светском понимании. В мусульманских странах не допускаются подарки с изображением обнаженных женщин и домашних животных, например, собак, которые считаются в этих странах нечистыми животными. Если деловой партнер из стран Латинской Америки получит подарок в виде ножа, то он может воспринять это как намек на разрыв отношений. Часы считаются дурным знаком как в странах Запада, так и на Востоке (на офисные часы эта традиция, как правило, не распространяется).

При выборе подарка японским партнерам не следует дарить подарок из четырех предметов. Это число в Японии связано со смертью. Широко известно, что в китайском языке иероглиф «часы» напоминает иероглиф «смерть», поэтому часы в виде подарка часто считаются знаком несчастья.

Цветы. Осмотрительность и осторожность следует проявить в этикете цветочного букета, который имеет множество национальных особенностей восприятия как собственно цветов, так и цвета бутона. Например, красные, темно-красные и бордовые розы считаются знаком страстных чувств и совершенно неуместны в деловой обстановке. Наоборот, розы светлых оттенков, в том числе розовые и пестрые, считаются нейтральными и вполне допустимы в бизнес-букете. В Германии не принято дарить в одном букете желтые и белые цветы — для немцев это знак траура.

В деловой обстановке не принято дарить одежду, белье, духи, косметику, дамские сумки, мужские галстуки, технические и бытовые устройства, такие как пароварки, гриль, пылесосы и т.п., вещи, предназначенные для личного и семейного использования. Также не стоит дарить свои фотографии, если только об этом не попросили специально.

Отказ от подарка. Данный вопрос регулируется, в том числе, Кодексом деловой этики ОАО «РЖД» в части подарков, которые, по сути, являются прикрытой формой взятки (и принимать которые недопустимо).

При этом любой дорогой подарок ставит одариваемого в обязывающее положение. Если решение об отказе принято, то отказ должен быть мотивирован. В том случае, если подарок вручается лично, следует, прежде всего, поблагодарить дарящего и только после этого объяснить свой отказ. Например: «Я очень сожалею, но, тем не менее, не могу (не в праве) принять Ваш подарок по причине его слишком большой стоимости (в соответствии с запретами, которые приняты в нашей компании)». Если подарок прислан по почте или доставлен с курьером, то его отправляют обратно с письмом или запиской такого же содержания.

Ответственно и грамотно подходя к выбору подарка, вручая его с соблюдением норм делового этикета, своевременно благодаря партнеров за полученные от них подарки, сотрудник участвует в формировании положительного имиджа нашей компании и поддерживает ее репутацию.