Деловые совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности ОАО «РЖД». Совещания подразделяются на внутренние и внешние.
Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности причастных подразделений компании и причастных сотрудников;
• принятие решения.

Подготовка к совещанию. Для начала необходимо определить день и время проведения совещания. Для регулярных совещаний рекомендуется отводить определенный день недели. Это позволяет участникам совещания правильно планировать свое рабочее время и успевать подготовиться к нему.

После того, как время и тема совещания точно определены, участники совещания должны получить соответствующие уведомления. Приглашать партнеров или сотрудников на деловое совещание рекомендуется путем рассылки электронных или официальных приглашений телеграммой, факсограммой или телефонограммой. Простое оповещение по телефону через секретаря допустимо лишь для оперативных совещаний, либо в случае наступления чрезвычайной ситуации.

При участии в совещании представителей других структурных подразделений для их своевременного оповещения направляются письма, телеграммы и телефонограммы, в которых указывается повестка совещания, его продолжительность и состав участников и при необходимости ссылка на нормативный документ. Это позволяет детально подготовиться к участию в совещании и обеспечить более продуманное, всестороннее обсуждение поставленных вопросов.

Подготовка к проведению совещания включает в себя следующие действия:

• формирование повестки дня;
• определение тематики и цели совещания;
• определение задач совещания и его общей продолжительности;
• определение даты и времени начала;
• определение состава участников;
• определение примерного регламента встречи.

Основные ошибки, встречающиеся при формировании повестки дня:

• отсутствие основной темы и цели совещания;
• отсутствие предварительных разъяснений по сути обсуждаемой проблемы;
• включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание может превратиться в беспредметное обсуждение или перейти в конфликт между отдельными участниками;
• избыточное количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;
• отступление от повестки дня и рассмотрение побочных тем, возникающих стихийно.

При формировании списка участников совещания необходимо учитывать:

• качественный состав участников (привлечение должностных лиц, наиболее компетентных в вопросах, заявленных для обсуждения);
• количество участников совещания (достаточное для всестороннего обсуждения темы совещания).

Занимаясь подготовкой совещания, следует также предварительно обдумать вопрос о порядке размещения участников за столом переговоров. В этой связи необходимо учесть правила рассадки и соблюсти субординацию. Если количество участников официального совещания превышает 6 человек, в том числе незнакомых друг с другом, то порядок рассадки отображается в расположении на столе переговоров именных настольных карточек, с указанием имен и фамилий всех участников встречи. Для «внутренних» совещаний, где все участники хорошо знакомы друг с другом, такие карточки необязательны и могут отсутствовать.
Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания негативно влияют на эффективность работы сотрудников соответствующих подразделений и компании в целом.

Помещение для проведения совещаний. Для удобства работы всех участников совещания помещение должно иметь специальное оборудование, соответствовать своему назначению, быть достаточно большим и просторным, чтобы не создавать дискомфорта и излишней тесноты.
К помещению, где проводятся совещания, предъявляются также и другие требования. Оно должно иметь хорошую звукоизоляцию, комфортную температуру, относительную влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и т.д.

При проведении совещания с участием руководителей компании на столе совещаний необходим обязательный персональный комплект:

• негазированная вода, стакан;
• бумага или блокнот;
• ручка или карандаш.

На столе совещаний необходим дополнительный персональный комплект:

• список участников совещания (с указанием полностью фамилии, имени и отчества каждого участника, должности);
• повестка дня;
• другое (материалы, специальное оборудование, компьютеры, планшеты).

При проведении совещания не рекомендуется проводить:

• телефонные переговоры в ходе совещания;
• одновременные, отвлекающие от темы совещания факторы, например, прием посетителей.

Подготовка участников совещания. Одним из условий успешного проведения совещаний является необходимость предварительного ознакомления всех его участников с повесткой дня и рабочими материалами встречи. Требуемые документы и материалы должны быть разосланы участникам совещания не менее чем за сутки до проведения совещания, чтобы каждый из участников мог заранее составить комментарии и сформулировать свое мнение по обсуждаемым темам.
При участии в совещании партнеров/клиентов им необходимо заблаговременно направить информацию о времени и месте проведения совещания, при необходимости со схемой проезда. Также необходимо позаботиться о беспрепятственном проходе участников в здание. При участии в совещании высокопоставленных должностных лиц необходимо обеспечить их личную встречу.

При участии в совещании зарубежных партнеров/клиентов необходимо руководствоваться распоряжением от 28 декабря 2011 г.  N 2829р «Об утверждении инструкций о выезде из Российской Федерации работников ОАО «РЖД» и о приеме иностранных делегаций и граждан в ОАО «РЖД»

Рекомендации председателю совещаний. Открывать совещание следует точно в назначенное время, не дожидаясь тех, кто по тем или иным причинам не явился к началу совещания. Начинать совещание рекомендуется с положительной информации или оценки, чтобы задать предстоящему обсуждению соответствующий позитивный эмоциональный настрой.

В ходе делового совещания руководителю следует:

• по возможности начать совещание с указания на то, что заявленная проблема или вопрос должны быть решены силами присутствующих на совещании участников в отведенное на совещание время;
• в процессе обсуждения предоставить слово всем участникам совещания путем поименного вызова;
• допускается пресекать отклонения от темы, «лирические отступления», разного рода «экскурсы в историю» вопроса и другие подобные высказывания;
• при необходимости уточнять позицию докладчика во избежание недоразумений, которые могут возникнуть в ходе дальнейшего обсуждения;
• принимать во внимание только взгляды и решения, подкрепленные фактами; недостаточно аргументированные решения следует отклонять;
• чаще подводить промежуточные итоги;
• своевременно принимать меры для снятия эмоционального напряжения;
• пресекать неконструктивную критику;
• в случае возникновения острых и конфликтных ситуаций, связанных с критическими высказываниями одних сотрудников в адрес других, руководителю следует прервать дискуссию и обратить внимание присутствующих на рациональные моменты в позиции сторон.

Подводя итоги совещания и формулируя решение, руководитель должен с благодарностью упомянуть об аргументах оппонирующей группы или отдельного сотрудника, отметив, что они помогли выработать правильное решение.

Продолжительность и регламент совещаний. Продолжительность совещания должна составлять 60-90 минут. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то необходимо периодически устраивать 10-15-минутные перерывы.
Соблюдение регламента в формате деловых переговоров и совещаний следует рассматривать как важнейший фактор деловой культуры, направленный на разумное расходование рабочего времени и сугубо деловую атмосферу обсуждения текущих вопросов.
Если до начала совещания его регламент не установлен, то возникает «угроза» обсуждения рабочих вопросов вне временных рамок. Контроль за соблюдением регламента возлагается на объявленного секретаря совещания.
Каждый участник совещания, независимо от занимаемой должности, обязан проявлять уважение к регламенту совещания.

Запрещено во время совещания пользоваться планшетами, ноутбуками и прочей электронной техникой, без производственной необходимости, относящейся к повестке совещания.

Ошибки, которые чаще всего встречаются при определении продолжительности совещания:

• отсутствие регламента;
• несоблюдение установленной продолжительности совещания;
• планирование слишком длинного совещания;
• отсутствие перерывов;
• отсутствие ограничений продолжительности докладов и выступлений;
• неумение кратко и ясно излагать свои мысли.

Завершение и подведение итогов совещания. Завершающий этап проведения совещания — принятие решения и согласование условий его реализации.
Итоговый документ (протокол совещания) — это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь (ответственный сотрудник) фиксирует в итоговом документе (протоколе совещания) ключевые моменты совещания:

• достижение цели совещания;
• принятые решения;
• имена исполнителей;
• сроки выполнения поставленных задач.

В течение 72 часов после проведения совещания протокол должен быть подписан и разослан всем участникам совещания. Для срочных задач, имеющих приоритетный характер, срок подготовки протокола сокращается до 24 часов.